Persondataloven

Privatliv- og databeskyttelse

Baggrund og hvem du kan kontakte - den dataansvarlige
Efterskolen Solgården bosiddende i Tarm i Ringkøbing-Skjern kommune er en efterskole grundlagt af Luthersk Mission i 1978. Du kan læse om skolens værdigrundlag eller mere generelt om skolen på https://www.solgaarden.dk under menuen ”Om Solgården”

Behandlingen af personoplysningerne sker i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov og EU - Databeskyttelsesforordningen.

Efterskolen Solgården er dataansvarlig for de oplysninger, som vi registrerer og behandler om dig.

Efterskolen Solgården har ikke og skal ikke have en databeskyttelsesrådgiver.

Vi finder, at det er vigtigt gennem en effektiv databeskyttelse og god information til de registrerede at medvirke til, at der er tillid til vores ydelser og administration. Derfor vil vi ikke alene overholde lov- og myndighedskrav, men vil som et kvalitetselement tilbyde en sikker behandling af personoplysninger for elever, forældre, medarbejdere og andre samarbejdspartnere.

Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder efter lovgivningen om indsigt i de registrerede personoplysninger, retten til berigtigelse, sletning af fejlagtige personoplysninger, sletning af personoplysninger eller retten til begrænsning af behandling af personoplysninger, skal du rette henvendelse til den dataansvarlige:

 

Efterskolen Solgårdens dataansvarlige er:

Peter Jensen, viceforstander.
Efterskolen Solgården, Vardevej 68, 6880 Tarm
Tlf.: 97371151
E-mail: klik her 

 

Registrering og behandling af oplysninger, formål, retsgrundlag og samtykke
Nedenfor kan du læse lidt mere om de personoplysninger, vi indsamler, til hvilke formål vi bruger dem, hvordan vi behandler oplysningerne og om dine rettigheder

Efterskolen Solgården behandler personoplysninger om dig, når du retter henvendelse til os pr. mail eller brev. Vi behandler også personoplysninger om dig, hvis du er tilknyttet Efterskolen Solgården, samarbejder med os i projekter eller på anden måde kommunikerer med os om spørgsmål, som har relation til Efterskolen Solgården og vores daglige arbejde.Vi registrerer og behandler kun personoplysninger om dig og dine pårørende, som er nødvendige

Særligt for elever og forældre nuværende eller fremtidige:
Hvis du ansøger om at blive elev på Efterskolen Solgården, eller er elev eller elevforældre hos os, behandler vi også dine personoplysninger elektronisk. Personoplysninger, som vi behandler i relation til, at du er elev på skolen, behandler vi for at kunne administrere dit ophold på bedste vis.

I den forbindelse skal vi i medfør af Persondataloven § 28 oplyse dig om, at vi behandler personoplysninger elektronisk, som er nødvendige for at kunne behandle din henvendelse, din tilknytning eller samarbejdet med dig, som indebærer, at vi er nødt til at behandle dine personoplysninger.

Formålet med behandlingen er at kunne levere den ydelse, som er relateret til elevens ophold og undervisning på skolen. Elev og forældredata, som Efterskolen Solgården er i besiddelse af, opbevares og behandles af undervisnings- og administrative årsager.

For yderligere oplysning om Efterskolen Solgårdens behandlingsaktiviteter, henvises til ”Fortegnelses-regnearket C7”– som kan hentes nederst på siden med en mere detaljeret gennemgang af formålet med behandlingen.

Grundlaget for behandling af personoplysninger om dig, kan du læse mere om i dokumentet C-8 "Intern fortegnelse "nedenfor, der også redegør for formål, hjelmen og lovgrundlaget for behandlingen.

Særligt for ansatte eller ansøgere til stillinger:
Hvis du søger en stilling hos Efterskolen Solgården, eller er ansat hos os, behandler vi også dine personoplysninger elektronisk.

I den forbindelse skal vi i medfør af Persondataloven § 28oplyse dig om, at vi behandler personoplysninger elektronisk, som er nødvendige for at kunne behandle din henvendelse, din tilknytning eller samarbejdet med dig, som indebærer, at vi er nødt til at behandle dine personoplysninger.

Personoplysninger, som vi behandler i relation til ansøgere til stillinger eller ansatte, behandler vi for at kunne administrere dit ansættelsesforhold, eller for at kunne etablere et ansættelsesforhold.

For yderligere oplysning om Efterskolen Solgårdens behandlingsaktiviteter, henvises til ”Fortegnelses-regnearket C-5”– kan hentes nederst her på siden med en mere detaljeret gennemgang af formålet med behandlingen.

Grundlaget for behandling af personoplysninger om dig kan du læse mere om i dokumentet C-9 "Intern fortegnelse", som du kan læse nedenfor, der også redegør for formål, hjelmen og lovgrundlaget for behandlingen.

 

Samtykke og tilbagetrækning af samtykke
Udover det nævnte retsgrundlag for behandlingen har vi valgt at anvende samtykke fra dig som grundlag for behandling af dine personoplysninger.

Ved afgivelsen af samtykket er du blevet gjort opmærksom på, at du til enhver tid kantrække dit samtykke tilbage. 

Du skal dog være opmærksom på, at det tilbagetrukne samtykke ikke berører lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Det kan endvidere være en betingelse for dit ophold på Efterskolen Solgården, at vi har dit samtykke til behandling af personoplysninger.


De kategorier af personoplysninger, som Efterskolen Solgården behandler
Vi registrerer almindelige personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 om dig som:  CPR nr., navn, adresse, oplysninger om pårørende, mailadresse, m.v.

Vi registrerer følsomme personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1 om dig, især med hensyn til helbredsoplysninger.

Derimod registrerer vi normalt ikke oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, genetiske data, biometriske data, seksuelle forhold eller seksuel orientering. Det kan dog forekomme, at vi registrerer sådanne personoplysninger, såfremt det er nødvendigt for dit ophold på Efterskolen Solgården og du vil da blive særskilt orienteret om, at vi behandler sådanne personoplysninger.


Videregivelse af oplysninger
Efterskolen Solgården videregiver ikke dine personoplysninger til andre med mindre du eller din værge/dine forældre har givet samtykke, eller hvis vi er forpligtet ifølge dansk lovgivning til at videregive personoplysningerne.


Indsigt i egne oplysninger
I henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 15 har du ret til indsigt i, hvilke personoplysninger om dig, vi registrerer og behandler. Du skal dog være opmærksom på, at indsigtsretten kun omfatter oplysninger om dig selv og ikke om andre medarbejdere  eller elever, lærere og øvrige medarbejdere på Efterskolen Solgården.

Ønsker du at benytte dig af indsigtsretten skal du rette henvendelse til vores kontaktperson for personoplysninger som du kan se kontaktoplysningerne på nedenfor.

Du kan normalt regne med at få oplysningerne inden for en rimelig frist og senest inden for en måned og oplysningerne udleveres normalt gratis.

Hvis anmodningen om indsigt sker gentagne gange eller er grundløs kan du blive opkrævet et gebyr, der dækker de administrative omkostninger eller vi kan afvise at efterkomme din anmodning.


Dine øvrige rettigheder: retten til berigtigelse, sletning og begrænsning
I henhold til Databeskyttelsesforordningen artiklerne 16 – 18 og 19 har du ret til at kræve berigtigelse af urigtige oplysninger om dig, sletning af oplysninger (retten til at blive glemt) eller retten til begrænsning af behandling af oplysninger bl.a. medens de undersøges.

For en god ordens skyld informerer vi dig om, at vi ikke benytter os af automatiske individuelle afgørelser herunder profilering.

 

Sletning af Personoplysninger
Efterskolen Solgården opbevarer kun oplysninger om dig så længe det er nødvendigt.

Oplysningerne om dig bevares således under hele dit ophold.

Når du ikke længere har ophold på Efterskolen Solgården opbevarer vi dine oplysninger efter forældelseslovens regler, dvs. i 5 år efter at du har forladt Efterskolen Solgården med mindre der er en konkret grund til at bevare oplysningerne længere. For eksempel, hvis der er rejst krav over for Efterskolen Solgården, hvor oplysningerne kan have betydning for sagen.

I forbindelse med ansøgning om optagelse på Efterskolen Solgården modtager vi personoplysninger. Hvis du alligevel ikke bliver optaget hos os, vil alle personoplysninger vi har modtaget, blive slettet efter senest 6 måneder.


Datasikkerhed
Efterskolen Solgården overholder bestemmelserne i Databeskyttelsesforordningens artikel 32 om, at institutionen skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til forholdene.

Sikkerhedsbestemmelserne er fastlagt i vores overordnede databeskyttelsespolitik, som du kan finde her på hjemmesiden her: ”Dokument I-4”.

 

Klagevejledning
Ønsker du at klage over Efterskolen Solgårdens behandling af dine personoplysninger kan du fremsende en klage til:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.
Telefon 33 19 32 00.
E-mail:  dt@datatilsynet.dk.
Hjemmeside:  https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kontakt/

Du kan få hjælp hos Datatilsynet, hvis du har spørgsmål om registrering og anden behandling af personoplysninger. Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at en behandling af oplysninger om dig ikke lever op til lovens krav. Hvis du vil klage, kan du henvende dig til Datatilsynet og forklare, hvad du er utilfreds med. Det koster ikke noget at klage.

 

 

Oversigt over diverse dokumenter og fortegnelser 
Herunder kan få et overblik over Efterskolens Solgårdens fortegnelser, politikker og dokumenter vedrørende vores forvaltning og behandling af persondata.

  • C-5:   Fortegnelsesark om HR personale - klik her 
  • C-7:   Fortegnelsesark om elev og forældredata - klik her  
  • C-8:   Intern fortegnelse over behandling af personoplysning om elever - klik her
  • C-9:   Intern fortegnelse over behandling af personoplysning om HR Personale - klik her
  • C-10: Dokument om sletning af personoplysninger - klik her
  • I-4: Datasikkerhedshåndbog for Efterskolen Solgården - klik her
  • I-5: Medarbejdererklæring for Efterskolen Solgården - klik her
  • I-6: Retningslinjer og beredskabsplan anmeldelse af brud til Datatilsynet og de registrerede for Efterskolen Solgården - klik her
  • H-8: Liste over gældende databehandleraftaler for Efterskolen Solgården - klik her
  • D-2: Retningslinjer for sikring af de registreredes rettigheder for Efterskolen Solgården - klik her
  • D-3: Interne retningslinjer om oplysningspligt efter artikel 13 for Efterskolen Solgården - klik her
  • D-4: Interne retningslinjer om oplysningspligt efter artikel 14 for Efterskolen Solgården - klik her
  • D-7: Dokument med teksten til hjemmesiden - klik her
  • G-2: Interne retningslinjer om samtykke fra stillingsansøgere for Efterskolen Solgården - klik her 
  • G-3: Interne retningslinjer om samtykke for ansatte på Efterskolen Solgården - klik her
  • G-5: Samtykke og skolekontrakt for elever på Efterskolen Solgården - klik her
  • P-5: Persondatalovens artikel 13 og 14 - klik her

Øvrige dokumenter

  • P-1: Persondataloven i praktisk funktion og udmøntelse på Solgården - klik her
  • P-2: Skabelon for implementering af dokumentet: "P-1": Klik her
  • P-3: Skabelon til registrering af sikkerhedshændelser - klik her
  • P-4: Diplom for gennemført kursus i GDPR - klik her